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身為領導者,該如何給予團隊夥伴「建設性回饋」?

Published by Eva Liu

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歲末年終各家企業都進入績效面談的階段,如何給予團隊夥伴能真正發揮功效的「建設性回饋」,促成有效的溝通是每一名主管共通的課題。

若表達不夠明確或因為情緒高張而流於單方面說教,很有可能不僅重挫員工士氣,反而讓對方更加困惑和無所適從;但若主管在回饋時,能夠把握以下重要的原則,即時且持續性的回饋,不僅能夠幫助自己與員工建立互相信任的工作關係,更有機會有效提升績效。

1.給予回饋前

在給予回饋前做充分的準備,有助於讓你更聚焦,並給出有效的建設性回饋。

  • 確認你已經通盤了解整體情況

    具體地記錄下表現行為和需要提出討論之處,切記:對事不對人

  • 舉出可以支持的相關數據或實例

    讓員工可以更充分的明白你想表達內容。

  • 降低對員工行為的認知偏見

    記得放下你的預設立場,不要認為你已經知道所有的情況,也不要預設你早知道這一切是如何發生的。花時間去了解員工遇到了什麼樣的困難?現在的工作內容是否已經超過負荷?

  • 列出目前已造成的影響有哪些

    靜心思考,你並不滿意、也亟需改善的現狀已經構成哪些影響?是否已經影響到整體部門的營收和績效了?是否違背了公司的核心價值?或影響到團隊士氣了?

  • 提及員工表現優秀之處

    不能只看需要改進的部分,平時也應多觀察員工好的表現,具體給予肯定。

  • 換作是你,你會如何改善現狀?

    如果換位思考到員工的角色,你會提出哪些解決方案,有需要時,可以提出幾個選擇和員工討論。

2.給予回饋的當下

讓你的回饋成為一個正面的溝通經驗,締造對等、雙向的對話機會。

  • 給予安全環境

    請選擇一個安全、互信,注重隱私的談話空間。

  • 從對方表現好的地方開始

    「我想先肯定你在(某方面)的表現。」

  • 說明這場談話的目的

    迅速進入討論的核心「我想知道你對於(某件事情)的想法。」

  • 具體描述所造成的影響

    不要混淆事實與你主觀的想法。詳述具體行為、事件及數字,清楚描述事件的發生時間、地點,以及最後造成哪些影響。

  • 邀請對方分享他的觀點

    傾聽對方針對同一事件、同一行為是否有不同的觀點和解讀,並且不要中途打斷。

  • 重述你所理解到的內容

    就你的理解,重述對方的觀點,以確保你沒有誤會對方的意思。但不要忽略了,回饋的最終目的,是針對現狀仍必須做些調整與改變。

  • 和對方討論可能的解決辦法

    比起直接指導員工怎麼做,更好的建議是:請他們主動地提出解決辦法。

  • 制定清楚明確的計畫

    針對雙方都同意的解決方案,擬訂具體的行動方案。

  • 邀請雙向對話

    最後別忘了詢問員工,還有什麼需要討論的地方,對於談話中討論制訂的目標和方向是否有需要調整之處,主管也能從中了解應該要提供何種協助和資源。

  • 聚焦訂定實踐清單

    將討論過程中雙方都同意的具體改善計畫,記錄下次面談時間以及約定執行進度。

3.給予回饋後

真正有效的回饋,不應該在給予回饋後就結束了,持續的關心才是回饋是否能奏效的關鍵。

  • 定期檢視

    每周定期關心

    每月再花一些時間了解進度

    每半年檢視是否需要重新擬定和調整行動計畫。

  • 一對一深入討論

    每半年一對一針對「實踐清單」中的執行的項目討論,若遇到困難也能更即時排除。

  • 公開讚揚

    經過這次的談話,若針對回饋員工有具體的調整,身為主管的你記得要用心留意並公開稱讚的員工的表現。

 

一場用心、客觀、精確的建設性回饋,對於員工的工作動力、整體績效表現都將有長遠的影響。透過精確地陳述客觀事實和彼此意見交流的過程,讓給予和接受回饋的彼此,都能夠將這場年終考核的回饋視為給予彼此的支持。

Image by athree23 from Pixabay

 

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