如何制定年度計劃?—黃金圈、PCDA理論介紹

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Published by iN Search 卓恩管理顧問有限公司

即將迎來嶄新的一年,每年年末時,你是否會將年初制定的目標做回顧與檢視呢?在回顧的同時,我們也要展望未來,制定明確且具體的年度計畫,並善用工具在執行的期間不斷檢視與修正,以達成最終目標。美國知名成功學作家Tony Robbins曾這樣說:「如果你不制定目標,你永遠不會達成。」

SMART的五大原則,Specific、Measurable、Attainable、Relevant、Time-bound,是大家用來制定年度計劃時耳熟能詳的方法,詳細的使用方法與建議,可以參考以下這篇文章:新的一年,善用自我提問,量身打造你的職涯規劃。

這次我們要以SMART原則作為起始,進一步探討如何運用黃金圈、PCDA理論工具來優化年度計畫的流程,藉此檢視及確保目標的實現,並實際應用於行事曆中。

一:黃金圈理論

Simon Sinek的「黃金圈」理論,為由內而外的「Why、How、What」三層思維模式,先訂立為什麼(WHY),思考怎麼做(HOW),最後再決定做什麼(WHAT)。這個理論的同心圓架構與大腦結構一致:大腦最外層的新皮層負責理性思考(WHAT),專門掌控分析和表達;最內層的邊緣系統(Limbic system)則負責掌控情感和動機。換言之,我們需深刻理解並傳達為什麼的動機,才能與我們的行動建立強烈的連結,影響自己的行為和決策。

在訂定年度計劃時,可以運用黃金圈理論以更有意義和有深度地規劃個人的目標和行動。

  1. 為什麼(Why) – 明確你的個人使命和理念
    清楚了解為什麼你在追求特定目標,這涉及到你的使命和核心價值觀。
  2. 怎麼做(How) – 制定實現目標的策略和方法
    列出實現你個人使命的具體策略和方法,這可以包括養成規律的習慣、持續學習,或發展新技能等。
  3. 做什麼(What) – 具體的行動和成果
    定義實現目標的具體行動和成果,呼應你的「為什麼」和「怎麼做」。

舉例

  • 22歲的Lulu想要買房,為了盡快給家人一個真正屬於自己的房子。– (Why)
  • 規劃一個月存$15,000,一年存十八萬,存八年就有144萬,就可以付頭期款。– (How)
  • Lulu計畫在30歲買房。– (What)

二:PDCA(Plan-Do-Check-Act)

PDCA(Plan-Do-Check-Act)理論為美國學者Edwards Deming提出,原為應用於品質工作管理,亦可將其方法應用於年度計畫的制定。PDCA循環是一種持續改進的管理方法,目標並非一成不變的,運用“PDCA”定期審視目標的達成情況,並做適當的調整,以提升執行的靈活性與效能。

其四個階段為

  1. 計劃(Plan)
    明確定義問題,設定可以衡量的目標,包含分析現狀,並制定具體的行動。
  2. 實施(Do)
    重視執行新的流程、引入新的技術,執行任何解決問題或達到目標的行動。
  3. 檢查(Check)
    評估實施的效果,檢查實際成果是否達到預期。該階段涉及搜集數據、進行測試,以及評估實際結果。
  4. 調整(Act)
    根據Check階段的結果,採取適當的行動。當行動未達預期目標時,應於各個階段重新調整。

從黃金圈例子延伸至PDCA舉例:

  • 22歲的Lulu想要在30歲前存到頭期款買房。– (Plan)
  • 一個月存$15,000,一年存十八萬,八年可以存到144萬。(Do)
  • 三個月過了,結果只存$15,000。 反思自己,近期聚會太多,但這些聚會是必要的嗎? – (Check)
  • 改善方法:規定自己一個月聚會次數為兩次,或是假日多打一份工? – (Act)

我們能夠運用黃金圈理論內化所設定的計畫和目標,進而運用PDCA理論以持續優化我們的計畫。這兩個理論都提供了動態檢視計劃的方法,並使我們能夠靈活運用及調整。透過將黃金圈理論和PDCA融入行事曆的使用,能夠更系統化的制定、執行和評估年度計畫。請牢記,一個成功的年度計畫必須包含明確的目標、實施階段以及評估回顧。這樣我們才能夠更有效率地規劃執行,一一實現既定的目標。

 


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