【iN Search Sharing】如何制定年度計劃？—黃金圈、PCDA理論介紹
Published by iN Search 卓恩管理顧問有限公司
即將迎來嶄新的一年，每年年末時，你是否會將年初制定的目標做回顧與檢視呢？在回顧的同時，我們也要展望未來，制定明確且具體的年度計畫，並善用工具在執行的期間不斷檢視與修正，以達成最終目標。美國知名成功學作家Tony Robbins曾這樣說：「如果你不制定目標，你永遠不會達成。」
SMART的五大原則，Specific、Measurable、Attainable、Relevant、Time-bound，是大家用來制定年度計劃時耳熟能詳的方法，詳細的使用方法與建議，可以參考以下這篇文章：新的一年，善用自我提問，量身打造你的職涯規劃。
這次我們要以SMART原則作為起始，進一步探討如何運用黃金圈、PCDA理論工具來優化年度計畫的流程，藉此檢視及確保目標的實現，並實際應用於行事曆中。
一：黃金圈理論
Simon Sinek的「黃金圈」理論，為由內而外的「Why、How、What」三層思維模式，先訂立為什麼（WHY），思考怎麼做（HOW），最後再決定做什麼（WHAT）。這個理論的同心圓架構與大腦結構一致：大腦最外層的新皮層負責理性思考（WHAT），專門掌控分析和表達；最內層的邊緣系統（Limbic system）則負責掌控情感和動機。換言之，我們需深刻理解並傳達為什麼的動機，才能與我們的行動建立強烈的連結，影響自己的行為和決策。
在訂定年度計劃時，可以運用黃金圈理論以更有意義和有深度地規劃個人的目標和行動。
- 為什麼（Why） – 明確你的個人使命和理念
清楚了解為什麼你在追求特定目標，這涉及到你的使命和核心價值觀。 - 怎麼做（How） – 制定實現目標的策略和方法
列出實現你個人使命的具體策略和方法，這可以包括養成規律的習慣、持續學習，或發展新技能等。 - 做什麼（What） – 具體的行動和成果
定義實現目標的具體行動和成果，呼應你的「為什麼」和「怎麼做」。
舉例
- 22歲的Lulu想要買房，為了盡快給家人一個真正屬於自己的房子。– (Why)
- 規劃一個月存$15,000，一年存十八萬，存八年就有144萬，就可以付頭期款。– (How)
- Lulu計畫在30歲買房。– (What)
二：PDCA（Plan-Do-Check-Act）
PDCA（Plan-Do-Check-Act）理論為美國學者Edwards Deming提出，原為應用於品質工作管理，亦可將其方法應用於年度計畫的制定。PDCA循環是一種持續改進的管理方法，目標並非一成不變的，運用“PDCA”定期審視目標的達成情況，並做適當的調整，以提升執行的靈活性與效能。
其四個階段為
- 計劃（Plan）
明確定義問題，設定可以衡量的目標，包含分析現狀，並制定具體的行動。 - 實施（Do）
重視執行新的流程、引入新的技術，執行任何解決問題或達到目標的行動。 - 檢查（Check）
評估實施的效果，檢查實際成果是否達到預期。該階段涉及搜集數據、進行測試，以及評估實際結果。 - 調整（Act）
根據Check階段的結果，採取適當的行動。當行動未達預期目標時，應於各個階段重新調整。
從黃金圈例子延伸至PDCA舉例：
- 22歲的Lulu想要在30歲前存到頭期款買房。– (Plan)
- 一個月存$15,000，一年存十八萬，八年可以存到144萬。– (Do)
- 三個月過了，結果只存$15,000。 反思自己，近期聚會太多，但這些聚會是必要的嗎? – (Check)
- 改善方法：規定自己一個月聚會次數為兩次，或是假日多打一份工? – (Act)
我們能夠運用黃金圈理論內化所設定的計畫和目標，進而運用PDCA理論以持續優化我們的計畫。這兩個理論都提供了動態檢視計劃的方法，並使我們能夠靈活運用及調整。透過將黃金圈理論和PDCA融入行事曆的使用，能夠更系統化的制定、執行和評估年度計畫。請牢記，一個成功的年度計畫必須包含明確的目標、實施階段以及評估回顧。這樣我們才能夠更有效率地規劃執行，一一實現既定的目標。
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